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Conformità della fatturazione elettronica2018-09-07T14:10:40+00:00

Conformità della fatturazione elettronica

Una sfida per soddisfare i mutevoli requisiti della fatturazione elettronica

La conformità alla fatturazione elettronica è un obbligo per le aziende che dovranno essere in grado di gestire correttamente l’IVA e altre imposte per non incorrere in multe o altre sanzioni e per poter effettuare correttamente le detrazioni dell’IVA. Date le modifiche delle normative locali, delle infrastrutture e dei regolamenti da un paese all’altro, la conformità della fatturazione elettronica è una sfida per la maggior parte delle aziende, in modo particolare per quelle che svolgono attività internazionali.

Obblighi prima di cominciare

Un’azienda deve spesso soddisfare determinati requisiti prima di poter iniziare ad utilizzare la fatturazione elettronica. L’azienda potrebbe essere obbligata a segnalare all’autorità fiscale il passaggio dalle fatture cartacee a quelle elettroniche o addirittura a riceverne l’approvazione, oppure il fornitore dei servizi deve comunicare che inizierà ad elaborare le fatture elettronicamente per conto del cliente.

Spesso, il fornitore deve ottenere il consenso del destinatario della fattura per passare dalla fatturazione cartacea a quella digitale. È anche importante verificare se una fattura elettronica costituisce un documento valido ai fini fiscali o meno.

Cosa tenere presente per la fatturazione elettronica

Durante il processo di fatturazione elettronica, l’azienda deve esaminare il formato tecnico ei requisiti di sintassi nonché i requisiti relativi all’integrità e all’autenticità del documento. In alcuni paesi, c’è un solo modo per soddisfare questi requisiti, mentre altri paesi offrono una gamma più ampia di opzioni. Potrebbero esserci anche discrepanze nell’ambito della stessa giurisdizione.

Il contenuto della fattura è un elemento importante. Ciò include i requisiti di contenuto minimo previsti dalla legislazione fiscale applicabile e i requisiti specifici del settore o dell’acquirente.

Alcuni paesi richiedono al destinatario di inviare una ricevuta o qualche altra forma di riconoscimento al fornitore o all’emittente che indichi di aver ricevuto la fattura e che questa è corretta, oppure che hanno ricevuto la fattura ma non è possibile elaborarla nel formato ricevuto.

Requisiti di archiviazione

Infine, ma non in ordine di importanza, è necessario esaminare i requisiti di archiviazione. Come dovranno essere archiviate le fatture elettroniche? Quali documenti devono essere archiviati e per quanto tempo? Esistono requisiti di verificabilità? In alcuni paesi, potrebbe essere necessario effettuare l’archiviazione a livello locale. Altri paesi possono consentire l’archiviazione all’estero, ma il soggetto fiscale deve ottenere il consenso dalle autorità fiscali locali o notificare loro che la società conserverà le fatture elettroniche altrove.

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Attualmente siamo attivi in 23 paesi EMEA e ne acquisiremo altri 5 nei prossimi mesi. Con l’aiuto di Pagero, siamo stati in grado di soddisfare tutte le imposte e requisiti legali dei diversi paesi.
Thomas Bonwetsch, Manager di programma di EMEA eInvoicing Program Direct Accounts, HPE.
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